Hors horaires et débordement : les appels que personne ne peut prendre

Une messagerie vocale perd le client. Un agent vocal répond le soir, le week-end et aux heures de pointe, traite seul ce qu'il peut et rapporte le reste le lendemain matin, avec la transcription.

Deux façons de router les appels

• Selon l'horaire : votre PBX envoie les appels vers l'URI SIP de l'agent en dehors des heures d'ouverture, et vers votre équipe en journée.
• Débordement : le PBX fait d'abord sonner votre équipe et renvoie vers l'agent quand personne ne répond ou que toutes les lignes sont occupées.

Ce sont des règles de renvoi ordinaires du PBX : l'agent n'est qu'une destination SIP. Sans PBX, enregistrez le numéro sur la plateforme et laissez l'agent répondre toujours, avec l'outil de transfert pointé vers le téléphone d'astreinte.

Ce que l'agent gère seul

• Renseignements : horaires, adresse, services, prix, accès.
• Réservations et annulations via vos outils d'agenda.
• Messages : il recueille le nom, le numéro et le motif, et les envoie avec le webhook de fin d'appel.
• Urgences : une règle dans le prompt, par exemple « en cas d'urgence, transférer au numéro d'astreinte ».

Le lendemain matin

Chaque appel est dans le tableau de bord avec sa transcription et son résultat. Le webhook peut déposer chaque appel dans votre CRM, une boîte partagée ou un canal de chat, pour que l'équipe commence la journée avec une liste plutôt qu'une messagerie pleine.

Le coût de la permanence

Vous payez les minutes réellement utilisées, à la seconde, sur le forfait. Un cabinet qui reçoit vingt appels hors horaires par semaine de deux minutes chacun consomme environ 160 minutes par mois, dans le forfait Starter.

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