Fuori orario e overflow: le chiamate che nessuno può prendere

Una segreteria telefonica perde il cliente. Un agente vocale risponde la sera, nel fine settimana e nei momenti di punta, gestisce da solo quello che può e il mattino dopo riporta il resto, con la trascrizione.

Due modi per instradare le chiamate

• In base all'orario: il tuo PBX manda le chiamate al SIP URI dell'agente fuori dall'orario di apertura, e al tuo team durante il giorno.
• Overflow: il PBX fa squillare prima il team e passa all'agente quando nessuno risponde o le linee sono tutte occupate.

Sono normali regole di inoltro del PBX: l'agente è solo una destinazione SIP. Se non hai un PBX, registra il numero sulla piattaforma e lascia che l'agente risponda sempre, con il tool di trasferimento puntato sul telefono di reperibilità.

Cosa l'agente gestisce da solo

• Informazioni: orari, indirizzo, servizi, prezzi, come raggiungervi.
• Prenotazioni e cancellazioni tramite i tool dell'agenda.
• Messaggi: raccoglie nome, numero e motivo, e li invia con il webhook di fine chiamata.
• Urgenze: una regola nel prompt, per esempio "in caso di emergenza, trasferisci al numero di reperibilità".

Il mattino dopo

Ogni chiamata è nel pannello con trascrizione ed esito. Il webhook può inserire ogni chiamata nel CRM, in una casella condivisa o in un canale di chat, così il team inizia la giornata con un elenco invece di una segreteria piena.

Il costo della copertura

Paghi i minuti usati davvero, al secondo, dai minuti del piano. Uno studio che riceve venti chiamate fuori orario a settimana di due minuti l'una usa circa 160 minuti al mese, dentro il piano Starter.

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